「他部門とのコミュニケーションが上手くいかなくて困っている」

「部門間の情報交換ができれば、会社はもっと売上が伸びるのに」

など、部門間の連携についてのご相談をよくいただきます。

特に多いのが、「営業」と「技術」「制作」です。お互いが協力しなければならないのに、自分の主張ばかり言い合って、ギスギスした関係になってしまう。どうすればいいかというものです。

つい先日も、新入社員のMさんがやっと取ってきた初受注を、制作から頭ごなしに「ムリ」を言われました。納期が短すぎるということです。Mさんは初受注で、もう泣きそうなくらいに喜んでいたんです。確かに納期は厳しいものでしたが、言い方があると思うんですよね。制作のきつい一言で、Mさんはすっかり落ち込んでしまいました。結局、その案件は納期をずらしてもらうということで上手くいきましたが、全てがこの調子です。頭ごなしなんですよ。昔の職人さんのような言い方です。あれをやられては、こちらは丁寧に育てているのに、新人が潰れてしまいます。

東京に本社がある某IT企業の営業部長のお話です。部長は、こう付け加えました。これはそれほど大きなことではないし、制作側の言い分もわかる。だから抗議したりするものでもないが、こういう小さなことの積み重ねが会社の空気を悪くしているような気がするんだよね。

ということでした。

そうなんです。ひとつひとつは大きなことではないのです。少しくらい不愉快な思いをしても、仕方ないで済ませてしまうようなことなのです。ですから、そこが問題なのです。ジワジワと関係が悪化します。そして、いつまでたっても改善されません。ひとつひとつの事柄は小さなことかも知れませんが、根本原因は、会社にとって大きな問題が内在しています。部門間の関係悪化です。

それでは上手くいった事例をひとつ、ご紹介します。こちらは埼玉県にある印刷会社ですが、営業部門と制作部門の関係性を良くするために、月に一度は他部門の会議に参加することを決めている会社があります。こちらの会社も以前は部門間で小さなトラブルが頻出していました。そこで取った方策です。月に一度、他部門の会議に出席することで、随分と関係が良くなったということです。

営業は制作部門の会議に参加することで、どれくらいの忙しさで動いているかも把握することができるので、納期やロット数の調整もしやすくなったり、また、技術的な面でも詳しくなり、営業に役立つという嬉しい側面もあったということでした。制作部門も、営業会議に参加することによって、営業マンの苦労がわかったこと、それから、お客様からの要望もわかりやすくなったということでした。双方に大きなメリットがあったそうです。

部門間の連携を良くするためには、日頃のコミュニケーションが大切です。それと、お互いの立場を理解することです。相手の会議に参加するとなるとハードルが高くなりますが、自分の部署の会議に招待するなら、それほど難しいことでもありません。

問題に気付いたら、何か変えてみましょう。すると、社内が驚くほど活性化することがあります。