ビジネスメールは「簡潔」に書くのが基本です。

しかし、「簡潔」を飛び越えて「ぶっきらぼう」なメールも多いのです。

メールの「内容はわかりやすいか」「印象は良いか」、確認をしてから送信しましょう。

下記の文章例は、実際のメールです。印象はいかがでしょうか。

 

 

敬語を使っていますが、これだけでは好感が持てません。お客様に対して失礼な印象を与えます。

では、同じ内容でも、もう少し丁寧にしてみましょう。

 

 

これならお客様を不愉快な気持ちにさせることありません。

メールはお客様との大切なコミュニケーションツールです。

「簡潔」と「ぶっきらぼう」を履き違えないように、気をつけましょう。

メールで絶対にしてはいけないことは、マイナスの感情をメールで発信することです。LINEも同じです。

 

メールやLINEは後に残ります。

 

喜びや感謝、プラスの感情はどんどん伝えてかまいませんが、マイナスの感情はやめましょう。文章にするとマイナスの感情は相手に与えるインパクトが大きくなります。ほんの少し釘をさしておくくらいの気持ちであったとしても、受け手はどう捉えるかはわからないのです。

 

これは、取引先はもちろんのことですが、社内でも同じことです。同僚同士など、気心知れた間柄であっても、気を付けましょう。

 

マイナス感情をどうしても伝える時は、せめて電話か対面にしておきましょう。

メールの返信が遅い会社と早い会社では、早い会社の方が業績は伸びると言われています。
返信が早いということは、お客様への印象が良いだけではなく、
業務スピードも早くなっていくからです。

 

「クイックレスポンス」を心がけましょう。

 

仕事が出来る人にグンと近づきます。