オンライン会議について、「役職者の画面配置はどうすればよいか」「退出の順番は役職順で良いか」「服装はスーツが良いか」などのマナーに絡めた相談が多数寄せられています。

オンライン会議は新しいツールなので、「こうしなければならない」といったルールはありません。マナーとして考えるのであれば、お互いが気持ちよく過ごせるかということです。

ただ、人によって感覚や常識が違うので、Aさんから見れば許容範囲なのに、Bさんから見ると言語道断ということも少なくありません。

オンライン会議の度に、マナーについて「どうしよう」と迷われるのであれば、社内で簡単なマニュアル作り（ルール作り）をすると良いでしょう。退出ひとつを取っても「退出の順番は役職順でなくても構いません。」など、文章になっていると、誰でも安心して進めることができます。トラブル防止にもなりますし、新入社員も助かります。

さて、オンライン会議は遠方の社員も手軽に参加できる大変便利なツールです。しかしその一方、リアルの会議と違い、「発言のタイミングが難しい」「初対面の相手だとどういう人物か掴めない」「画面がフリーズしてしまう」など、さまざまな問題もあげられています。

トラブルを最小限に抑え、オンライン会議をスムーズに進めるためには、事前準備や確認作業が大切です。ここでは、オンライン会議をスムーズに進めるためのポイントをご紹介します。

会議の目的と議題は必ず事前に送りましょう。資料も事前に送って目を通してもらうと会議がスムーズに進みます。また、会議の2日前くらいにリマインダーも忘れずに送りましょう。

会議が始まってからルールを示すより、参加者には事前に送り、把握しておいてもらった方がスムーズに進みます。例えば、下記の内容があります。

・ビデオをオンにするか、オフにするか

・チャット機能を併用するか

・誰かが発言している時はミュートにする

・相手の意見をさえぎらない

参加者の中には早めに接続される方もいます。接続しても会議ルームがオープンになっていないと不安になります。主催者は遅くとも開始５分前には会議ルームに接続しましょう。

また、会議の案内文の中に、「9時25分より会議室は接続します。それ以前に来られても誰もおりませんのでご了承ください。」とひと言入れておくのも良いでしょう。

リアルでは、会議室をパッと見渡せば誰が参加しているか一目でわかりますが、オンライン会議はそうでもありません。

人数が多い時は画面に全員入らない場合もあります。また、誰かのパソコンを使って複数人で参加する場合もあります。

誰が参加しているかわからないままスタートしてしまうと、参加者は不安になります。また、効率の悪い会議になってしまう場合もあります。

参加人数によってですが、「一人ずつ部署名と名前のみ」の自己紹介なども良いでしょう。事前に声を発することで、会議への参加意識や発言も良くなります。

オンライン会議では、それぞれの環境から参加しているので、雑音、人やペットの声などが入ってしまうことがあります。主催者がそのような状況に気づいたら、会議の妨げにならないように、主催者側で強制的にミュートにするようにしましょう。参加者は雑音が入ってしまっていることに気づかないこともあります。

リアル会議と比べて、オンライン会議は相手のちょっとした表情やしぐさ、空気がわかりません。また、発言のタイミングも難しいので、自分の考えを発言できていない参加者もいます。主催者は、会議に参加できているかどうか気を配り、場合によっては「○○さんは何かご意見ありますか？」など、必要に応じて声をかけることも大切です。

オンライン会議の場合、それぞれの環境でつながっているので、途中で「抜け」がある場合も多いのです。パソコン機器の接続不良、子供やペット、宅配便など、大切な会議の決定事項を聞き逃した人もいるかも知れません。

会議を終える前に、内容の振り返りをしましょう。会議での決定事項、保留事項、次回に持ち越すことなどを簡潔に確認しましょう。そうすることによって、共通認識が深まり、仕事がスムーズに進みます。